Ingin Mengajukan Resign? Begini Cara Menulis Surat Pengunduran Diri

Cara Menulis Surat Pengunduran Diri
Source: 123rf

Mengundurkan diri dari tempat kerja bisa di karenakan berbagai hal. Tidak adanya perkembangan karir, gaji tidak meningkat, hubungan tidak baik dengan bos atau sudah merasa tidak nyaman di kantor saat ini. Berbagai alasan tersebut pun kemudian memicu karyawan untuk mengajukan resign.

Sebelum pindah kerja, tentu kamu perlu menyampaikan pengunduran diri dari perusahaan. Selain bicara secara langsung dengan bos, kamu juga harus menulis surat pengunduran diri sebagai bentuk dokumen resmi.

Ada yang menulisnya dalam bentuk kertas surat atau melalui surat elektronik email, tergantung budaya dari kantor tersebut. Nantinya surat tersebut akan kamu sampaikan pada atasan dan HRD. Sebaiknya mengajukan surat resign setidaknya satu bulan sebelum kamu berencana keluar.

Meski tidak sulit, namun surat pengunduran diri ini tentunya tidak bisa ditulis sembarangan. Terdapat aturan yang perlu kamu perhatikan saat menulisnya. Supaya tidak salah, perhatikan cara menulis surat pengunduran diri yang menyertakan urutan informasi berikut.

Tulis Waktu dan Tanggal

Cara menulis surat pengunduran diri yang pertama adalah menuliskan waktu dan tanggal surat resign akan diserahkan. Dalam standar surat resmi, kamu perlu menulis waktu, tanggal dan beberapa detail lainnya yang diperlukan. Ini disertakan agar ada catatan waktu pengajuan surat pengunduran diri.

Mungkin dalam email informasi tersebut tidak begitu diperlukan karena sudah otomatis ada secara digital. Namun jika kamu berencana membuat dalam bentuk surat, pastikan informasi tanggal tercatat di bagian atas kertas.

Mulai dengan Panggilan Nama

Selanjutnya, gunakan sapaan untuk orang yang dituju. Misalnya atasan kamu. Kamu bisa menulisnya dengan “Kepada”, “Dear” dan menyebut nama yang didahului “Bapak/Ibu”.

Baca juga: Yakin Mau Resign? Cermati Dulu Faktor-Faktor Ini 

Sertakan Pernyataan Pengunduran Diri

Selanjutnya, katakan dengan jelas niat kamu menulis surat tersebut untuk mengajukan pengunduran diri secara formal dari perusahaan. Kamu juga bisa memasukkan informasi posisi jabatanmu dalam surat tersebut.

Penting untuk menyatakan dengan jelas agar atasan tidak berpikir kamu terbuka untuk opsi kenaikan gaji yang lebih tinggi atau tawaran lainnya. Kamu perlu terdengar percaya diri dengan keputusan. Sehingga tidak dihadapkan dengan harapan bos agar kamu tetap bertahan.

Jika berkenan, kamu dapat menulis alasan pengunduran diri dari perusahaan. Termasuk misalnya perubahan jenjang karir, tawaran kerja di tempat lain, ingin kembali sekolah, ada urusan keluarga, pindah tempat tinggal dan lainnya.

Akan tetapi kamu juga bisa jika menyampaikan alasan tersebut langsung pada atasan. Bila kamu mengundurkan diri karena tidak senang dengan perusahaan, tentu tidak perlu menjelaskan hal ini dalam surat pengunduran diri.

Sebut Hari Terakhir Kerja

Kebanyakan pemberitahuan resign sekitar satu bulan sampai minimal dua minggu sebelumnya, Kamu bisa menuliskan tanggal terakhir kerja dalam surat tersebut. Agar HRD dan atasan kamu bisa melakukan perencanaan untuk segera mencari pengganti kamu. 

Namun pada hari terakhir kerja juga bisa didiskusikan terlebih dahulu dengan atasan setelah kamu sampaikan surat pengunduran diri secara langsung. Kebanyakan orang akan menulis surat resign dengan pemikiran yang matang, 

Baca juga: Tips Menjaga Motivasi di Tempat Kerja

Sampaikan Rasa Terima Kasih

Memang pengunduran diri terjadi bisa di karenakan berbagai hal. Termasuk karena alasan personal dengan atasan atau rekan kerja. Bisa juga akibat aturan perusahaan yang tidak sesuai denganmu. Meski begitu, tetap lebih baik untuk menjaga hubungan yang positif. 

Untuk bisa memberikan kesan yang baik, cara menulis surat pengunduran diri yang tepat dengan mengucapkan rasa terima kasih. Tulislah satu atau dua kalimat yang menggambarkan rasa terima kasih kamu selama bekerja di perusahaan. Termasuk hal yang kamu sukai dan hal yang kamu pelajari selama bekerja.

Cara tersebut bisa memicu perpindahan kerja yang aman dan damai, tanpa drama. Siapa tahu kamu perlu referensi dari orang di perusahaan di masa depan. Sehingga perlu meninggalkan kesan akhir yang baik.

Sampaikan Informasi Penting

Bila masih ada informasi atau pekerjaan penting yang perlu dilakukan oleh penerusmu, bisa kamu sampaikan dalam surat. Supaya atasan juga tahu untuk perpindahan tugas. Detail ini bisa pula disampaikan langsung kemudian dikerjakan bersama atasan kamu sebelum kepindahan.

Di dalam surat kamu pun bisa hanya mengatakan kalau kamu bersedia membantu pekerjaan apapun agar proses transisi menjadi lancar. Baik merekrut, melatih atau mengoper pekerjaan ke penggantimu.

Dengan cara ini, kamu mampu menutup jabatan secara penuh tanggung jawab. Bukan tak mungkin kamu mendapat respek dari atasan meski setelah resign.

Baca juga: Budaya Makan-Makan Saat Resign, Perlu Gak Sih? 

Tutup dengan Tanda Tangan

Langkah cara menulis surat pengunduran diri yang terakhir, selesaikan surat dengan pernyataan penutup. Misalnya kamu berharap perusahaan semakin sukses di masa depan. Kamu juga bisa menyebut email pribadi dan kata-kata yang mendorong untuk tetap berhubungan profesional dengan atasan setelah kamu meninggalkan perusahaan. Lalu tulis “Terima kasih”, “Hormat saya”, “Salam” atau bisa menggunakan Bahasa Inggris seperti “Sincerely”, “Regards”. Baru tutup surat dengan tanda tangan dan nama kamu.

Cek Ulang Surat Sebelum Diserahkan

Sebelum menyerahkan surat pengunduran diri, ada baiknya kamu membaca ulang kembali. Kamu bisa memeriksanya lagi bila ada penulisan yang salah ketik, kesalahan tata bahasa dan tentunya kesan yang kamu berikan dalam surat. Sehingga menghasilkan surat resign yang dianggap positif oleh atasan dan HRD.

Pastikan tetap sopan, profesional dan jangan gunakan bahasa penuh emosi saat menulis surat resign. Sebab bisa saja perusahaanmu selanjutnya menghubungi perusahaan lama untuk bertanya tentangmu. Kamu tentu tak ingin surat pengunduran diri yang negatif berdampak buruk pada karir kedepannya.

Sebagai contoh, kamu bisa mengikuti template dari cara menulis surat pengunduran diri berikut ini yang lebih tepat. Hal yang ingin disampaikan pun dapat dijelaskan lebih detail.

 

Sebelum kamu benar-benar final untuk mengajukan pengunduran diri dari tempat kamu bekerja, pikirkanlah hal-hal apa saja yang menjadi faktor kamu ingin mengundurkan diri. Jangan sampai setelah kamu sudah resign kamu menyesal dengan keputusan yang telah kamu buat.

Related posts

Leave a Comment

Pintaria Blog
Upgrade Dirimu Sekarang!
No any image found. Please check it again or try with another instagram account.